Vernichtung und Entsorgung

Nach außen hin bildet das Betriebsgelände bzw. Betriebsgebäude des Auftragnehmers eine geschlossene Einheit. Die Tore und Türen von den Gebäuden haben Sicherheitsschlösser. Außerhalb der Betriebszeiten sind außerdem die Fenster und Türen fest verschlossen.

Nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz sind die bei der Datenverarbeitung eventuell eingesetzten Mitarbeiter dem Datengeheimnis verpflichtet.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich dazu, über die Betroffenheit seiner Unterlagen und Daten Auskunft an den Auftraggeber zu erteilen.

Während dem Transport zur Löschung bzw. Verarbeitung bestimmter Datenträger wird gewährleistet, dass diese gegen Verlust oder unberechtigte Einsichtnahme geschützt sind. Dies wird durch den ausschließlichen Einsatz geschlossener Transportfahrzeuge bzw. geschlossener Transportbehälter sowie durch professionelle Transportunternehmen und eine persönliche Übergabe bewerkstelligt.

Der Auftragnehmer steht in der Pflicht, die Datenträger, die er dem Auftragnehmer zugesendet hat, in einem entsprechend geeigneten Behälter zu verpacken. Bevor die Lieferung dem Auftragnehmer zugesendet wird, muss der Auftraggeber den Auftragnehmer über das Gesamtgewicht der Lieferung in Kenntnis setzen. Anhand des Gewichts kann der Auftragnehmer nach der Ankunft der Sendung so verifizieren, ob die Lieferung komplett ist. Es wird eine diesbezügliche Mitteilung an den Auftraggeber versandt.

Das zu vernichtende bzw. zu verarbeitende Material wird direkt vom Auftraggeber zu dem Auftragnehmer transportiert. Es ist von der Anlieferung bis zur Beendigung des Verarbeitungsprozesses gegen unberechtigte Einblicke Dritter geschützt.

Die nach der Aktenvernichtung verbliebenen Rückstände dürfen die Rekonstruktion der Informationen nicht mehr erlauben. In diesem Zuge wird das Material ausschließlich in geschlossenen Fahrzeugen und in geschlossenen Behältern transportiert. Der Auftraggeber erhält nach der Auftragsdurchführung mit der Tatsache der Vernichtung ein entsprechend schriftliches Zertifikat oder eine entsprechende Bestätigung. In dieser sind die eventuellen Bezeichnungen, Seriennummern und Mengen anzugeben.

Der Auftragnehmer ist dazu verpflichtet, den Verarbeitungsprozesses so zu gestalten, dass die personenbezogenen Daten, die ihm übergeben wurden, nicht von einem Dritten eingesehen werden können – weder vor noch nach der Auftragsdurchführung.

Wenn das Auftragsverhältnis beendet ist, ist der Auftragnehmer dazu verpflichtet, sämtliche Daten, die mit dem Auftrag in Zusammenhang stehen und ihm übergeben wurden, auch das noch nicht verarbeitete Material, an den Auftraggeber zurückzusenden.

Besondere Vorkommnisse – beispielsweise organisatorische oder technische Störungen bei der Prozessdurchführung zur Verarbeitung und Löschung der Daten – müssen dem Auftraggeber vom Auftragnehmer unverzüglich gemeldet werden. Die weitere Vorgehensweise muss mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.